Slik lager du en beredskapsplan som faktisk fungerer

For litt mindre virksomheter kan beredskapsplanen også omfatte håndtering av driftsforstyrrelser og kontinuitetsutfordringer. Ved å integrere beredskapsarbeid og kontinuitetsstyring i én helhetlig plan sikres sammenheng mellom krisehåndtering, gjenoppretting av kritiske funksjoner og opprettholdelse av virksomhetens leveranser.

Punktene nedenfor gir deg et godt utgangspunkt for utforming av en funksjonell og brukervennlig beredskap- og kontinuitetsplan.

1. Ikke for mye tekst

Planen bør være kort, tydelig og enkel å bruke under stress. Den skal fungere som et praktisk oppslagsverk som gir tilgang til nødvendig informasjon når tiden er knapp. For omfattende planer kan gjøre det vanskelig å finne relevante tiltak og beslutningsstøtte i en beredskapssituasjon.

2. Tydelig språk – enkel å forstå

Beredskapsplanen er et operativt dokument som skal støtte raske beslutninger og handlinger når en hendelse oppstår. Planen skal derfor gi minst mulig rom for tolkning. Beskrivelser, oppgaver og tiltak må være konkrete og lett forståelige.

3. Oversiktlig struktur

Planen bør deles inn i tre hoveddeler for å gjøre den brukervennlig i en beredskapssituasjon:

Operativ del

• Funksjonenes oppgaver og retningslinjer i ulike faser av hendelsen
• Tiltakskort/aksjonsplaner for ulike beredskapssituasjoner og driftsforstyrrelser

Administrativ del

• Beskrivelse av beredskapsorganisasjonen
• Fullmakter, prinsipper og rammer for håndtering

Vedlegg

• Informasjon som ofte må oppdateres, eksempelvis kontaktlister og ressursoversikter

4. Avklar ansvar, roller og myndighet

I normal drift er roller, ansvar og myndighet som regel godt etablert gjennom linjeorganisasjonen. Under en driftsforstyrrelse, alvorlig hendelse eller krise kan det være behov for raskere beslutningsprosesser, kortere beslutningslinjer med tydeligere fokus på håndtering. Hvordan beredskapsgruppa er organisert, hvilke roller som inngår, og hvilke fullmakter de enkelte funksjonene har, bør derfor beskrives tydelig i beredskapsplanens administrative del.

5. Planen må være kjent og øvd

Den viktigste forskjellen mellom en beredskapsplan som blir liggende i skuffen og en plan som faktisk brukes, er at den er implementert gjennom trening og øvelser i virksomheten. De som har roller og oppgaver i planen må forstå sitt ansvar og jevnlig få anledning til å øve på det. En plan skaper ikke beredskap i seg selv. Det er kombinasjonen av utarbeidelse av beredskapsplanverk, opplæring, trening og øvelser som gjør virksomheten i stand til å håndtere uønskede hendelser på en effektiv måte.